La buena gestión del almacén comercial

Existe un sinfín de empresas que se pueden clasificar según su actividad, tamaño, capital, etc. pero la mayoría dependen de un almacén donde poder guardar o manipular sus materias primas.

En algunos casos las materias primas serán transformadas para convertirse en productos terminados listos para ser distribuidos. En otros casos las materias primas son simplemente los productos terminados que no necesitan ningún tipo de transformación para ser distribuidos.

En un almacén comercial las materias primas son los productos y hablar de distribución es hablar de venta, es decir, distribuir una materia prima es vender un producto. Para vender un producto de forma rentable debemos obtener un beneficio y esto implica saber cual es el precio al que lo compramos, cuales son los costes que soporta y cual es el beneficio que obtendremos.

Aunque este proceso parece sencillo existen varios factores que pueden complicarlo hasta el punto de sufrir perdidas sin saberlo y para poder evitar esta situación es recomendable adoptar un sistema de gestión que sea eficaz y al mismo tiempo eficiente.

La mayoría de los almacenes trabajan con un número elevado de productos con características diferentes lo que hace recomendable llevar un control de cada producto. La mejor forma de hacer esto es con un programa informático de los que existen muchos en el mercado.

Pero no todo es tener un programa informático, hay que introducir los datos y saber interpretarlos. No todos los programas informáticos ofrecen la información necesaria ya que muchos son programas genéricos orientados a múltiples sectores del mercado.

Una vez tenemos el programa informático acorde con nuestra labor debemos empezar a recoger los datos que le proporcionaremos a dicho programa. Los pasos a seguir serian:

1. Asignar un código único para cada artículo que nos ayudará a la hora de poder identificar cada producto y esto puede resultar más o menos complejo según el número de artículos o productos. Lo más recomendable es utilizar códigos numéricos y no alfanuméricos. Los códigos numéricos tienen la ventaja de que es más fácil hacerlos únicos y por otro lado facilitan la labor de introducirlos en el programa informático al poder utilizar el teclado numérico del ordenador.

También es recomendable crear un código estructurado que al leerlo o aprenderlo nos facilite su comprensión. Existen múltiples formas para codificar los artículos como pueden ser los códigos de barras, utilizar etiquetas con códigos o crear un listado con todos los artículos y asignar un código numérico a cada uno.

Un ejemplo sería crear un código numérico de 6 dígitos donde los dos primeros representaran la zona, el proveedor o la familia del artículo, los tres siguientes representarían el artículo y el último haría de referencia para destacar el tamaño, color, forma, etc. con respecto al resto de artículos iguales.

Así el código 112223 puede representar al artículo 222 (ej. Madera de Pino) que hemos comprado en la zona 11 (ej. Europa) y que tiene el color 3 (ej. Rojo), el código 102221 representa el artículo 222 (ej. Madera de Pino) del proveedor 10 (ej. Canadá) y que es de color 1 (ej. Blanco) y el código 102231 sería el (ej. Madera de Cedro) del proveedor de Canadá y de color blanco. Así iríamos codificando cada artículo y en función del número de artículos, zonas y características el código debe planificarse con más o menos dígitos.

2. Hacer un recuento de la mercancía o productos que tenemos en el almacén para saber cual es la existencia inicial. Esta existencia inicial nos dirá cuantas unidades tenemos de cada artículo o producto.

3. Una vez conozcamos la existencia inicial debemos introducirla en el programa informático para que la información real y la información virtual sean la misma. Con información virtual me refiero a la información que posee el programa informático. La finalidad de esta información virtual es la de hacernos más fáciles las tareas de gestión ya que es más sencillo consultar en el programa informático cuantas unidades tenemos de un producto que tener que hacer un recuento de las unidades del mismo.

Una vez hayamos completado estos pasos ya estamos listos para poder gestionar nuestro almacén. Hay que tener en cuenta que en el día a día en un almacén se producen una serie de operaciones que por ser continúas y repetitivas crean un movimiento que debe ser controlado.

Estos movimientos suelen ser la entrada de mercancía, la salida de mercancía y las bajas o mermas de la mercancía. Veamos los detalles de cada uno de estos movimientos.

La entrada de mercancía: Como entrada de mercancía se entiende todas las unidades nuevas de cada producto que entran a formar parte de la existencia del almacén. Estas entradas suelen ser las compras de los productos que hacemos a los proveedores.

Lo normal es que cada proveedor nos envíe con la mercancía un albarán o factura donde se refleje un detalle de la misma. Estos datos deben ser lo más claro posible y de no ser así debe de exigirse, ya que a la larga evitará mal entendidos.

Una vez tengamos el albarán o factura debemos corroborar que la información que se detalla coincide físicamente con la que nos sirven y de no ser así o no estar bien clara la información debemos hacer todas las anotaciones o aclaraciones que estimemos oportunas.

Normalmente quien nos sirve la mercancía (transportista, agencia de envíos, etc.) nos solicitará una firma para confirmar que la mercancía ha sido entregada en las condiciones estipuladas, por este motivo es importante revisar que todo esté correcto antes de firmar y así evitar problemas futuros.

Una vez hayamos corroborado que la información es correcta debemos introducir la nueva información en el programa informático para hacer coincidir la información virtual con la real.
Lo normal es que el programa informático tenga una opción de entrada de mercancía y sería importante que dicha entrada se pueda dar aportando el mayor número de datos posible (descripción del artículo, precio de compra, peso, tamaño, color, etc.). Lo más recomendable es que el programa tenga la opción de poder reflejar la información como si fuese una factura. De esta forma es más fácil cotejar las entradas de mercancía con las facturas que emita cada proveedor.

La salida de mercancía: Como salidas de mercancía entendemos todas aquellas salidas de la mercancía que se producen por un sistema de facturación o lo que comúnmente se denomina venta del producto.

El programa informático debe ofrecer la posibilidad de realizar facturas. En un inicio debe comprobarse que las facturas calculan correctamente los impuestos a partir de la base imponible. La base imponible es la suma de todos los importes y cada importe resulta de multiplicar la cantidad por el precio de cada artículo. La cantidad puede estar expresada en unidades o en pesos (kilos, onzas, etc.) y el precio del artículo deber ser el precio de venta, es decir, el resultante de la suma del precio de compra más el porcentaje de ganancia.

Lo normal es que el programa informático tenga un apartado donde se puedan dar de alta los artículos y cada artículo tenga una ficha particular donde se reflejen todos sus datos, como el nombre o descripción, el precio de venta, la cantidad, etc.

En el apartado de facturación solo tendremos que introducir el código que corresponde al artículo que deseemos facturar y nos saldrá la información del mismo para hacer los ajustes oportunos, como por ejemplo la cantidad que se vende.

Es importante en este apartado fijarse bien que los códigos que facturamos coincidan con los artículos que vendemos, ya que en muchas ocasiones se producen errores y se produce la circunstancia que el cliente se lleva el artículo A y paga el artículo B. Si el precio del artículo B es mayor que el del artículo A puede que el cliente se de cuenta y haga una reclamación pero si se da el caso contrario puede ocurrir que no se haga reclamación y se pierda la diferencia.

Las bajas o mermas de la mercancía: En este apartado entrarían en principio todo lo que no entra en los otros dos apartados. Lo más común son las roturas de producto o la merma del mismo.

Por merma entendemos una disminución de la cantidad de un producto. Esto evidentemente depende del producto y suele ser una característica en los productos perecederos. Por ejemplo, hemos comprado una partida de patatas o papas que vienen en sacos de 25 kilos, pasadas unas semanas por no haber sido vendidas han sufrido una disminución de su peso en un proceso normal y de forma natural pasando a pesar algunos sacos 24.5 kilos.

Las roturas son algo habitual en un almacén y también debemos llevar un control de las mismas para poder hacer un ajuste de la existencia de cada producto.

El programa informático debe tener un apartado dedicado a los ajustes del almacén y es donde se deben introducir este tipo de sucesos.

Existen otros tipos de movimientos que se pueden producir en un almacén como puede ser el traspaso de mercancía entre varios almacenes. Hay empresas que tienen un almacén en la empresa o negocio y que es donde se producen todos los movimientos que comentamos, además poseen otro almacén que solo utilizan para guardar productos. Este caso es típico en las empresas o negocios que tienen falta de espacio.

Controlando de forma correcta las entradas, salidas y ajustes de mercancía tenemos al día el almacén consiguiendo que la información real coincida con la virtual.

Aunque esto en teoría debe ser suficiente en la práctica nos damos cuenta de que no, ya que lo habitual es que haya errores al realizar estas operaciones. Por ello es recomendable realizar un recuento físico de cada unos de los productos del almacén para contrastar dicha información con la virtual y poder hacer así reajustes para que ambas coincidan. Este recuento debe realizarse de forma periódica y su regularidad varía en función de las condiciones de cada almacén. Este recuento también nos ayudará a darnos cuenta de cuantos errores cometemos y que gravedad tienen y en función de esto debemos ajustar la regularidad del recuento.